Dokumenten-Autopilot: Schluss mit dem Beleg-Chaos für Coaches

Der Dokumenten-Autopilot ist die fertige n8n-Vorlage für Coaches & Solopreneure: erkennt neue Belege in einem Google-Drive-Ordner automatisch, liest per Claude-KI Kategorie, Lieferant, Datum und Betrag aus, benennt die Datei sprechend um und sortiert sie in den richtigen Ordner – inklusive laufender Übersicht in Google Sheets.

Kennst du das?

• Rechnungen kommen aus zehn verschiedenen E-Mails, Quittungen als Fotos in der Handy-Galerie.
• Ein Ordner „Belege 2026″ mit 47 Dateien namens Scan001.pdf bis Scan047.pdf.
• Kurz vor der Steuererklärung durchsuchst du alles von Hand, weil nichts sinnvoll benannt oder einsortiert ist.

Die Lösung: der Dokumenten-Autopilot

Eine vorgefertigte Automatisierung (n8n-Vorlage), die dir die tägliche Vorsortierung abnimmt: Der Dokumenten-Autopilot ersetzt keine Buchhaltungssoftware, sondern nimmt dir genau den Teil ab, der sonst am meisten Zeit kostet.

Mehr zum Thema erfährst du in unserem Artikel Belege automatisieren als Coach.

1. Erkennt automatisch, wenn ein neuer Beleg in deinem Eingangsordner landet
2. Liest per KI aus: Kategorie, Lieferant, Datum, Betrag, Mehrwertsteuer – funktioniert mit PDFs und Fotos
3. Benennt um nach festem Schema (Datum_Kategorie_Lieferant_Betrag) und verschiebt automatisch in den passenden Kategorie-Ordner
4. Trägt eine Zeile in deine Google-Sheets-Übersicht ein – fertig für die Steuerberater-Übergabe

Wichtig, damit hier keine falschen Erwartungen entstehen: Die Vorlage übernimmt die Vorsortierung – nicht die rechtssichere GoBD-Langzeitarchivierung. Dafür bleibt deine Buchhaltungssoftware oder dein Steuerberater zuständig. Wir versprechen lieber weniger, als dich später zu enttäuschen.

Was du bekommst

• Die fertige n8n-Vorlage (workflow.json)
• Deutsche Schritt-für-Schritt-Anleitung als PDF – inkl. genauer Anleitung, wie du Ordner- und Sheet-IDs korrekt aus der Browser-Adresse kopierst
• Quickstart („START-HIER“)
• E-Mail-Support bei der Einrichtung
• 14-Tage-Zufriedenheitsgarantie

DSGVO-bewusst

Belege können mehr Personenbezug enthalten als reine Marketingtexte. Die Anleitung zeigt dir konkret: automatischer AVV mit EU-Standardvertragsklauseln bei kostenpflichtiger Claude-API-Nutzung, plus die Option, bei besonders sensiblen Belegen auf einen EU-Anbieter umzusteigen.

Für wen ist das?

Für Coaches & Solopreneure, die ihre Belege selbst verwalten und die lästige Vorsortierung (erkennen, benennen, einsortieren) nicht mehr von Hand machen wollen. Die Vorlage läuft in n8n, einer quelloffenen Automatisierungsplattform, und nutzt die Claude-API von Anthropic zur Texterkennung. Gerade für Coaches, die viel Zeit in Kundenarbeit statt in Verwaltung stecken wollen, ist der Dokumenten-Autopilot eine einfache, dauerhafte Zeitersparnis.

Ehrliche Voraussetzungen (bitte vor dem Kauf prüfen):

• eine n8n-Instanz, die dauerhaft aktiv läuft (Cloud oder selbst gehostet)
• ein Google-Konto mit Google Drive + Google Sheets
• ein Claude-API-Zugang (kein Abo, Kosten meist Cent-Beträge pro Beleg)
• bei selbst gehostetem n8n: Bereitschaft zu einem einmaligen ca. 10-minütigen Google-Cloud-Setup (bei n8n Cloud entfällt das, dort reicht ein Klick)

Preis

Launch-Preis: 19 € (einmalig, befristet) 37 €
Danach regulär 37 €
14-Tage-Zufriedenheitsgarantie – läuft’s nicht für dich, bekommst du dein Geld zurück.

Häufige Fragen (FAQ)

Ersetzt das meine Buchhaltungssoftware?
Nein. Die Vorlage übernimmt die Vorsortierung – die eigentliche Buchführung läuft weiterhin über deine gewohnte Software oder deinen Steuerberater.

Ist das Ergebnis GoBD-konform archiviert?
Nicht automatisch. Die Vorlage sortiert und benennt Belege sauber vor, ersetzt aber keine zertifizierte, unveränderbare Langzeitarchivierung.

Brauche ich Programmierkenntnisse?
Nein. Du folgst der Anleitung Schritt für Schritt und trägst Zugangsdaten ein.

Was kostet das laufend?
n8n ist in der Basis kostenlos (Open Source). Kosten entstehen für die Claude-API (meist Cent-Beträge pro Beleg) sowie je nach Hosting-Wahl für n8n selbst.

Funktioniert das auch mit Fotos von Papierbelegen?
Ja, die KI-Extraktion liest PDFs und Fotos gleichermaßen.

Werden auch bereits vorhandene, alte Belege erfasst?
Nein, nur Belege, die ab der Einrichtung neu hochgeladen werden – wie bei jeder „neue Datei“-Automatisierung.

Bekomme ich Hilfe?
Ja – E-Mail-Support bei Einrichtungsfragen: support@solonaut.ai.