Die Rechts-Checkliste KI ist deine DSGVO-Checkliste für den Büroalltag: Sie fasst zusammen, was du bei KI-Tools, Rechnungen und Belegen beachten musst, ohne Datenschutzbeauftragten und ohne Rechtsabteilung. Du nutzt KI im Büroalltag und arbeitest allein oder im kleinen Team? Dann sind das sechs Seiten zum Abhaken, kostenlos als PDF. Als zweites Geschenk bekommst du den Gratis-Guide „5 KI-Automatisierungen, die dir Zeit zurückgeben“.
Was in der Rechts-Checkliste KI steht
- KI-Tools und Datenschutz: die vier Kriterien (Serverstandort, AVV, Sub-Prozessoren, Trainings-Opt-out), sechs Schritte für jedes neue Tool und der Weg zum AVV für Claude.
- E-Rechnung: der Zeitplan bis 2028, ein Entscheidungsbaum in fünf Fragen („Muss ich E-Rechnungen versenden?“) und was du seit 2025 beim Empfangen beachten musst.
- Aufbewahrung und Belege: die Fristen von sechs und acht Jahren und was die GoBD für eine automatisierte Belegablage bedeuten.
- Vorlagen zum Ausfüllen: ein Tool-Register, ein Nachweisordner pro Tool und ein Jahres-Check von 30 Minuten.
Warum eine Rechts-Checkliste für KI
Große Unternehmen haben Datenschutzbeauftragte, Juristen und Compliance-Abteilungen. In einem Ein-Personen-Betrieb bist du das alles selbst, und die Regeln gelten trotzdem: Sobald du Kundennamen in ein KI-Tool eingibst, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Rechnungen an Geschäftskunden werden schrittweise zur E-Rechnung. Belege müssen sechs oder acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Die Checkliste sortiert das in eine Reihenfolge, die du an einem Nachmittag abarbeitest.
Drei Regeln, die du dir vorab merken kannst
- Sobald personenbezogene Daten anderer Menschen in ein KI-Tool gehen, brauchst du einen AVV. Reine Einzel-Tarife bieten ihn meist nicht.
- Die E-Rechnung musst du seit 2025 empfangen können. Versenden wird für die meisten erst 2028 Pflicht, für Kleinunternehmer und Privatkunden-Rechnungen nie.
- Aufbewahrt wird das Original: sechs Jahre für Geschäftsbriefe, acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege.
Für wen die Checkliste gedacht ist
Für Selbstständige, Freiberufler und kleine Teams, die KI-Werkzeuge wie ChatGPT oder Claude nutzen und dabei Namen, Mails oder Gesprächsnotizen anderer Menschen verarbeiten. Auch wenn du nur Rechnungen schreibst und Belege sammelst, sind die Abschnitte zu E-Rechnung und Aufbewahrung für dich gemacht. Du brauchst dafür keine juristischen Vorkenntnisse; jede Angabe stammt aus den ausführlichen Artikeln auf solonaut.ai, dort mit Quellen und Gesetzesverweisen.
So bekommst du die Geschenke
- Trag deine E-Mail-Adresse im Formular oben ein.
- Bestätige deine Anmeldung über die E-Mail, die du sofort bekommst (schau bei Bedarf im Spam-Ordner nach).
- Kurz danach kommt eine Willkommensmail mit beiden PDFs: der Rechts-Checkliste KI und dem Gratis-Guide.
Mit der Anmeldung trägst du dich zugleich in den solonaut.ai-Newsletter ein. Abmelden kannst du dich jederzeit mit einem Klick; deine E-Mail-Adresse geben wir nicht an Dritte weiter.
Die ausführlichen Artikel dahinter
- Welche KI-Tools darf ein deutsches Unternehmen einsetzen?: Kriterien, Vergleich und der AVV für Claude.
- E-Rechnungspflicht 2027/2028: was für Solopreneure gilt und was nicht.
- Belege automatisieren mit KI: Ablage vorsortieren und was die GoBD dazu verlangen.
Häufige Fragen zur Rechts-Checkliste KI
Ist die Rechts-Checkliste eine Rechtsberatung?
Nein. Sie gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage in Deutschland und verweist auf die ausführlichen Artikel mit Quellen. Bei Sonderfällen lass deinen Einzelfall zusätzlich prüfen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand dauerhaft ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Die Einzelheiten stehen im Artikel zur E-Rechnungspflicht und in der Checkliste.
Brauche ich einen AVV, wenn ich allein arbeite?
Ja, sobald in deinen Eingaben personenbezogene Daten anderer Menschen stehen, etwa Kundennamen, Mailinhalte oder Gesprächsnotizen. Dass du allein arbeitest, ändert daran nichts. Wie du zum Vertrag kommst, erklärt die Checkliste Schritt für Schritt.
Die Rechtsgrundlagen findest du im Original: § 147 AO (Aufbewahrungsfristen) und im FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
Hol dir beide Geschenke
Hinweis: Die Checkliste gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage in Deutschland (Stand 30. September 2026) und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Sonderfällen wie Gesundheitsdaten, steuerfreien Umsätzen oder Auslandskunden lass deinen Einzelfall zusätzlich prüfen.