Angebot schreiben: Aufbau, Klarheit und Tipps für Selbstständige

SOLONAUT.AI · 31. Oktober 2026

Die Anfrage liegt vor, das Gespräch war gut, und der Kunde will wissen, was es kostet und was er dafür bekommt. Jetzt musst du ein Angebot schreiben, und zwar so, dass später niemand über Leistungsumfang oder Preis streitet oder fragt: „War das nicht schon drin?“

In diesem Beitrag erfährst du, wie ein klares Angebot für Selbstständige und Kleinunternehmen aufgebaut ist: was hineingehört, was ausdrücklich draußen bleibt, wie du Preise und Gültigkeit formulierst und ab wann sich Buchhaltungssoftware statt Word und PDF lohnt. Nachfassen, Timing und die Grenzen nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) behandelt ein eigener Artikel: Angebot nachfassen.

Angebot schreiben: was es ist (und was nicht)

Ein Angebot ist deine schriftliche Antwort auf eine konkrete Anfrage: Leistung, Preis und Konditionen so klar, dass der Kunde mit einem „Ja“ den Vertrag schließen kann.^[1][2] Nimmt er an, bist du in der Regel an das gebunden, was du geschrieben hast, auch wenn der Aufwand hinterher größer wird als gedacht.^[3]

Drei Begriffe werden oft vermischt:

Begriff	Was es praktisch bedeutet
Verbindliches Angebot	Keine Freizeichnung, also keine Klausel, die dich von der Bindung befreit: Preis und Leistung gelten wie geschrieben, sobald der Kunde annimmt.[3]
Freibleibendes / unverbindliches Angebot	Du schließt die Bindung mit Klauseln aus („freibleibend“, „Preisänderungen vorbehalten“, „solange der Vorrat reicht“). Ob das vor Gericht hält, hängt vom Einzelfall ab. Formuliere klar und übertreibe nicht.[1][3]
Kostenvoranschlag (KVA)	Eine Schätzung, kein Festpreis. In der Praxis dürfen die tatsächlichen Kosten oft um etwa 15–20 % abweichen; ein KVA kann (anders als das klassische Angebot) in Rechnung gestellt werden, wenn das so vereinbart ist.[3][4]

Ein Angebot ist keine Rechnung und keine Auftragsbestätigung. Die Rechnung folgt nach der Leistung (Rechnung schreiben), die Auftragsbestätigung hält fest, was nach dem „Ja“ gilt (Auftragsbestätigung schreiben). Auch die E-Rechnungspflicht betrifft dein Angebots-PDF nicht, sondern nur Rechnungen an Geschäftskunden (E-Rechnungspflicht).

Welche Angaben in einem Angebot stehen müssen, schreibt dir in der Regel kein Gesetz vor. Bei Rechnungen ist das anders: Dort zählt das Umsatzsteuergesetz in § 14 auf, was draufstehen muss, zum Beispiel deine Steuernummer, das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer.^[5] Die Bausteine unten sind deshalb keine Pflicht. Sie sind kaufmännisch üblich, weil sie dich und den Kunden vor Missverständnissen über Leistung und Preis schützen.^[2]

Bevor du schreibst: fünf Klärfragen

Schreibe erst, wenn du genug weißt, um Umfang und Preis zu tragen. Sonst rätst du beim Preis und verhandelst hinterher nach.

Kläre vorher per Anruf, kurzem Videocall oder mit drei gezielten Mailfragen:

1. Welches Ergebnis soll am Ende stehen, in den Worten des Kunden und nicht in deinen Fachbegriffen?
2. Was gehört zum Umfang, was ausdrücklich nicht (Dateien, Meetings, Nachbesserungen, Material)?
3. Bis wann braucht der Kunde etwas, und welche Termine hängen davon ab?
4. Welchen Budget-Rahmen hat er? Grob reicht oft, und mit einer Zahl sparst du dir Angebote, die niemand bezahlen will.
5. Was liefert der Kunde selbst (Texte, Zugänge, Freigaben, Ansprechpartner)?

Kosten Fotos, Maße oder ein Vor-Ort-Termin viel Zeit und wirkt die Anfrage noch wackelig, hole zuerst diese Infos ein, bevor du Stunden in ein Detailangebot steckst. Sammelt der Kunde womöglich nur Preise, reicht ein schlankes Kurzangebot. Ein aufwendiges Aufmaß vor Ort lohnt sich erst, wenn Budget und Ernsthaftigkeit klar sind.

Angebot schreiben: der Aufbau

Halte dich an eine feste Reihenfolge. Der Kunde liest von oben nach unten und sucht zuerst Leistung, Preis und Gültigkeit.

Absender, Empfänger, Nummer, Datum, Betreff

• Dein Briefkopf: Name bzw. Firma, Anschrift, Kontakt. Ein Logo hilft, ist aber optional.^[1][6]
• Empfänger: Firma und Ansprechperson mit Anschrift, nicht nur die Mailadresse.^[3]
• Angebotsnummer und Datum: fortlaufend und einmalig. Das erleichtert Rückfragen und später den Sprung zur Rechnung.^[6]
• Betreff: das Wort „Angebot“ plus Kurzprojekt, z. B. „Angebot Website-Relaunch Muster GmbH“.

Einleitung mit Bezug auf das Gespräch

Ein bis drei Sätze reichen: Du bedankst dich für Anfrage oder Gespräch und fasst zusammen, was du verstanden hast. Der Kunde erkennt sich wieder, und du hast schriftlich festgehalten, worauf das Angebot beruht.^[6]

Beispielkern: „Bezugnehmend auf unser Telefonat vom [Datum] biete ich Ihnen die folgende Leistung an:“

Leistung in Ergebnissen und was nicht enthalten ist

Beschreibe, was am Ende da ist (Ergebnis), nicht nur, was du tust (Aufgabenliste). „Fünf Marketing-Seiten in Desktop und Mobil, zwei Korrekturrunden, Übergabe als PDF und editierbare Datei“ ist klarer als „Design der Website“.^[7]

Lege einen eigenen Block „Nicht enthalten“ an. Dorthin gehört, was Kunden oft stillschweigend mitdenken: zusätzliche Korrekturrunden, Copywriting, Fotos, Hosting, Schulungen, Reisekosten, Projektmanagement über X Stunden. Was hier fehlt, wird später gern als „war doch klar“ nachgefordert.^[7]

Manche Grenzen betreffen nicht den Umfang, sondern das Ergebnis. Im Coaching und in der Beratung gibst du Anstöße, auch unbequeme. Ob sich danach etwas ändert, hängt davon ab, was der Kunde umsetzt. Schreib deshalb ins Angebot, dass du keinen bestimmten Erfolg garantierst, zum Beispiel so:

Das Coaching gibt Impulse und begleitet Sie bei der Umsetzung. Einen bestimmten Erfolg kann ich nicht zusagen, denn er hängt wesentlich davon ab, was Sie zwischen den Terminen umsetzen.

Im Gesundheitsbereich gilt das erst recht. Für Werbung zu Behandlungen und Verfahren verbietet das Heilmittelwerbegesetz den falschen Eindruck, ein Erfolg sei sicher zu erwarten.^[8] Heilversprechen und Erfolgsgarantien haben deshalb auch im Angebot nichts zu suchen.

Je nach Auftrag gehören noch diese Punkte ins Angebot:

• Rechnest du nach Aufwand ab, nenne deinen Stundensatz netto und die geschätzte Stundenzahl. Dann weiß der Kunde, was jede weitere Stunde kostet, und du kannst Mehrarbeit ohne Diskussion abrechnen.
• Mitwirkungspflichten des Kunden: was er bis wann liefert, etwa Texte, Zugänge, Freigaben oder Feedback innerhalb von [X] Werktagen. Kommt etwas später, verschieben sich deine Termine, und das steht dann schon im Angebot.
• Hängt ein Teil deines Honorars an einem Ergebnis (erfolgsabhängige Vergütung), lege fest, woran ihr den Erfolg messt, wer die Zahlen liefert und wann abgerechnet wird. Ohne diese Regeln wird aus dem Erfolgshonorar später ein Streit über Zahlen.

Optional bietest du zwei oder drei Pakete an (Basis, empfohlen, erweitert). Der Kunde wählt dann einen Umfang, statt über Einzelzeilen zu verhandeln. Hebe die Variante hervor, die zum Gespräch passt.

Preise, Steuer, Zusatzkosten

• Einzelpreise und Gesamtsumme getrennt ausweisen.
• Gegenüber Geschäftskunden üblich: Netto, darunter Umsatzsteuer, darunter Brutto.^[2]
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): keine Umsatzsteuer ausweisen, dafür den Hinweis aufnehmen, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“^[6][9]
• Zusatzkosten (Fahrt, Material, Lizenzen, Express) als eigene Positionen aufführen und nicht im Fließtext verstecken.^[1]
• Rabatte nur, wenn du sie ernst meinst; im Schriftstück wirken spontane „Winterpreise“ oft wie Notverkauf.^[3]

Schreibe dein Zahlungsziel schon ins Angebot (z. B. 50 % bei Auftrag, Rest bei Abnahme). Was nur auf der späteren Rechnung steht, ist für den Verzug oft schwächer als eine klare Vereinbarung im Angebot.^[10]

Gültigkeit, Zahlung, AGB, Annahme

• Gültigkeit: „Dieses Angebot gilt bis zum [Datum]“. Sonst bist du länger gebunden, als dir lieb ist.^[1][2]
• Zahlungsbedingungen: Art (Rechnung, Vorkasse, Rate) und Fristen.
• Verweis auf AGB, wenn du welche hast (als Anhang oder Link).^[1][6]
• Annahmeweg: Wie sagt der Kunde Ja? Unterschrift zurück, kurze Mail „angenommen“ oder Klick in der Software. Mache ihm den nächsten Schritt leicht.

Versende das Angebot als PDF, nicht als Word-Datei. Offene Dateien werden umgeschrieben, auch bei Konditionen, die du so nie freigegeben hast.^[1] Unterschreibe keine vom Kunden überarbeitete PDF-Fassung blind: Du nimmst Änderungen nur auf deinem Dokument an oder mit klar dokumentierten Änderungen.

Formulierungs-Muster mit Platzhaltern

Kopiere die Bausteine und ersetze alles in [eckigen Klammern].

Einleitung

Sehr geehrte/r [Name],
vielen Dank für Ihre Anfrage bzw. unser Gespräch am [Datum]. Wie besprochen, geht es um [kurz in Kundenworten: gewünschtes Ergebnis]. Dazu unterbreite ich Ihnen das folgende Angebot.

Leistung

Leistungsumfang:
– [Ergebnis 1, z. B. Konzeption und Umsetzung von …]
– [Ergebnis 2 inkl. Anzahl / Format / Runden]
– [Übergabe / Termin / Mitwirkung Ihrerseits: …]

Nicht enthalten

Nicht enthalten sind insbesondere: [Korrekturen ab Runde 3], [Texte / Fotos], [Hosting / Lizenzen], [Reisekosten], [weitere Meetings über X Stunden]. Zusätzliche Leistungen stelle ich gesondert in Rechnung, nach vorheriger Abstimmung.

Preis (Regelbesteuerung)

Gesamtpreis: [Betrag] € netto zzgl. [X] % Umsatzsteuer ([Betrag] €) = [Betrag] € brutto.
Zahlungsbedingungen: [z. B. 50 % bei Auftragserteilung, 50 % nach Abnahme], zahlbar innerhalb von [14] Tagen ohne Abzug.

Preis (Kleinunternehmer)

Gesamtpreis: [Betrag] €. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Gültigkeit und Schluss

Dieses Angebot ist gültig bis zum [Datum].
Bei Annahme genügt eine kurze Bestätigung per E-Mail an [Adresse] unter Bezug auf Angebotsnummer [Nr.]. Anschließend erhalten Sie eine [Auftragsbestätigung / Terminübersicht].
Für Rückfragen erreichen Sie mich unter [Telefon / Mail].

Verbindliches oder freibleibendes Angebot, oder doch ein Kostenvoranschlag?

Ohne Zusatz ist dein Angebot verbindlich. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) sagt in § 145: Wer einem anderen einen Vertrag anbietet, ist daran gebunden, außer er hat die Bindung ausgeschlossen.^[11] Mit einem Gültigkeitsdatum begrenzt du diese Bindung zeitlich, denn danach kann der Kunde nicht mehr annehmen.^[11]

Steht „freibleibend“ oder „unverbindlich“ über dem ganzen Angebot, ist es rechtlich in der Regel gar kein Angebot mehr, sondern eine Einladung an den Kunden, selbst zu bestellen.^[12] Sein „Ja“ ist dann seine Bestellung. Der Vertrag kommt erst zustande, wenn du sie bestätigst. Du behältst also das letzte Wort, etwa wenn sich bis dahin deine Einkaufspreise oder deine freie Zeit geändert haben. Bestätige deshalb zügig und schriftlich, oder sag ab. Fängst du einfach an zu arbeiten, kann auch das als Annahme gelten.^[12]

	Alltagsvergleich	Passt, wenn …
Verbindlich mit Gültigkeitsdatum	Der Festpreis eines Umzugsunternehmens: Er gilt, auch wenn der Umzug länger dauert als geplant.	Umfang und Kosten klar sind und der Kunde schnell zusagen soll
Freibleibend	Der Prospektpreis im Elektromarkt mit „solange der Vorrat reicht“: Ob du das Gerät zu dem Preis bekommst, entscheidet sich erst an der Kasse.	deine Einkaufspreise schwanken (Material, Hardware, Lizenzen) oder du noch nicht weißt, ob du den Auftrag im gewünschten Zeitraum unterbringst
Kostenvoranschlag	Die Autowerkstatt schätzt die Reparatur vorab. Wird es deutlich teurer, muss sie sich melden, bevor sie weitermacht.	der Aufwand erst während der Arbeit sichtbar wird

Freibleibend ist die falsche Wahl, wenn der Kunde Planungssicherheit braucht oder du eine schnelle Zusage willst. Wer drei Angebote vergleicht, nimmt eher das, bei dem der Preis feststeht. Dann ist ein verbindliches Angebot mit kurzer Frist besser: Es bindet dich nur bis zu dem Datum, das du setzt, zum Beispiel zwei oder vier Wochen, und der Kunde hat einen Grund, sich zu entscheiden. Mische die Formen nicht. Ein Angebot, das fest klingt und im Kleingedruckten „freibleibend“ sagt, verunsichert den Kunden. Entscheide dich für eine Form und schreib sie gut sichtbar hin.^[3]

So formulierst du es:

Freibleibend: Dieses Angebot ist freibleibend. Ein Vertrag kommt erst mit meiner schriftlichen Auftragsbestätigung zustande.

Verbindlich mit Frist: An dieses Angebot halte ich mich bis zum [Datum] gebunden. Für eine Beauftragung danach erstelle ich Ihnen gern ein aktualisiertes Angebot.

Beim Kostenvoranschlag ist nicht der Preis unsicher, sondern der Aufwand. Er ist eine Schätzung. Schuldest du ein fertiges Ergebnis, zum Beispiel eine Website (Werkvertrag), und zeichnet sich ab, dass du den Voranschlag deutlich überschreitest, musst du den Kunden umgehend informieren. Er darf den Auftrag dann kündigen und zahlt nur, was du bis dahin geleistet hast.^[13] Für den Kostenvoranschlag selbst bekommst du im Zweifel kein Geld. Willst du ihn berechnen, vereinbare das vorher.^[13]

Word, PDF oder Software?

Word (oder Google Docs) reicht, wenn du wenige Angebote im Monat schreibst, die Struktur einmal sauber angelegt hast und daraus von Hand eine Rechnung baust. Speichere dir eine eigene Vorlage mit Briefkopf, Nummernfeld und den Blöcken von oben. Das ist oft schon der größte Zeitgewinn. Eine fertige Download-Datei von uns brauchst du dafür nicht, denn die Struktur im Text ist die Vorlage. Du kannst auch deiner KI, etwa ChatGPT, den Link zu diesem Artikel geben und sie bitten, daraus eine Angebotsvorlage als Word-Dokument in deinem Design zu erstellen. Logo, Farben und Kontaktdaten gibst du ihr gleich mit. Verschickt wird das Angebot auch dann als PDF, damit Layout und Text stabil bleiben und Änderungen über dich laufen statt über „Speichern unter“ beim Kunden.^[1]

Buchhaltungssoftware lohnt sich, wenn du regelmäßig Angebote schreibst und daraus Rechnungen machst. Dann tippst du Leistung und Preis einmal ein und wandelst das Angebot mit wenigen Klicks um, statt alles neu abzutippen.^[6][3]

Zwei Programme, die viele Selbstständige dafür nutzen:

• sevDesk*: Angebote erstellen und später in Rechnungen überführen; Einstieg auch mit kleinem Volumen möglich. Aktuelle Preise stehen auf der Anbieterseite.
• Lexware Office*: Cloud-Buchhaltung mit Angebot, Rechnung und weiterem Belegfluss. Auch hier Preise und Tarife direkt beim Anbieter prüfen.

* Das sind Affiliate-Links. Wenn du über den Link buchst, erhalten wir eine Provision; für dich ändert sich der Preis nicht.

Ob dir eine Software liegt, merkst du erst im Test. Nimm die, die zu deinem Belegvolumen passt und zu dem Programm, mit dem deine Steuerberatung (falls du eine hast) arbeitet.

Typische Fehler beim Angebot schreiben

1. Die Leistung ist zu vage. „Beratung laut Absprache“ lädt zum Nachverhandeln ein; schreibe Ergebnisse und Grenzen auf.
2. Der Block „Nicht enthalten“ fehlt. Der Leistungsumfang wächst dort, wo Annahmen unausgesprochen bleiben.^[7]
3. Du schickst einen Word-Anhang statt eines PDFs, und der Kunde ändert Konditionen, ohne dass du es merkst.^[1]
4. Es steht kein Gültigkeitsdatum drin, daher bleibst du länger an alte Preise gebunden.^[1]
5. Die Steuer ist unklar: Netto/Brutto oder der Kleinunternehmer-Hinweis fehlen, und der Kunde kalkuliert falsch.
6. Du unterschreibst eine vom Kunden geänderte PDF-Fassung blind. Nimm Änderungen nur auf deinem Dokument an oder schriftlich freigegeben.
7. Der Annahmeweg fehlt. Der Kunde weiß nicht, wie er „Ja“ sagen soll, und das Angebot versandet.

Wie du einen KI-Entwurf für ein Angebot vor dem Versand auf KI-Sound prüfst, zeigt der Beitrag KI-Texte erkennen und vermeiden: Muster, Detektoren und Wasserzeichen.

Fazit: in drei Schritten loslegen

1. Kläre Ziel, Umfang, Termin und Mitwirkung mit den fünf Fragen, bevor du tippst.
2. Schreibe das Angebot mit Aufbau, „Nicht enthalten“, Preis, Gültigkeit und Annahmeweg, speichere es als PDF und versende es.
3. Trage es in eine einfache Liste ein (Nummer, Kunde, Datum, Betrag, Status). Kommt nach ein paar Werktagen nichts, hilft Angebot nachfassen. Bei Zusage folgen die Auftragsbestätigung und später die Rechnung.

Häufige Fragen

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Quellen

[1] Gründerplattform – Angebot schreiben (Aufbau, Gültigkeit, PDF, Freizeichnung; Stand Abruf 28.10.2026). ↩

[2] freelancermap – Angebot für Freiberufler (BGB-Bezug, Bestandteile, Klarstellung zu Mindestangaben; Stand Abruf 28.10.2026). Siehe auch § 145 BGB ff. ↩

[3] Lexware – Angebot schreiben (verbindlich vs. freibleibend vs. KVA ~15–20 %; Stand Abruf 28.10.2026). ↩

[4] Qonto – Angebot erstellen (KVA-Abweichung bis ca. 20 %; Stand Abruf 28.10.2026). ↩

[5] § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen; Pflichtangaben in Absatz 4; Stand Abruf 30.10.2026). ↩

[6] sevDesk Ratgeber – Angebot schreiben (Aufbau-Tabelle, Kleinunternehmer, Software-Nutzen; Stand Abruf 28.10.2026). ↩

[7] Meyy – Freelance proposal writing guide (Exclusions, Outcome vor Aufgabenliste; EN, Stand Abruf 28.10.2026). ↩

[8] § 3 Heilmittelwerbegesetz (irreführende Werbung, u. a. Eindruck eines sicheren Erfolgs; Stand Abruf 30.10.2026). ↩

[9] HubSpot DE – Angebot schreiben (Aufbau, Kleinunternehmer-Hinweis; Stand Abruf 28.10.2026). ↩

[10] Solonaut – Rechnung schreiben (Zahlungsziel früh im Angebot festhalten). ↩

[11] § 145 BGB (Bindung an den Antrag) und § 148 BGB (Annahmefrist); Stand Abruf 30.10.2026. ↩

[12] OLG Düsseldorf, 02.11.2005, VI-U (Kart) 13/05 (freibleibendes Angebot in der Regel Aufforderung zur Abgabe eines Angebots, mit Verweis auf BGH NJW 1996, 919) und Entscheidungsdatenbank Brandenburg, Entscheidung 4531 (Vertrag erst mit Bestätigung; Ausführung als Annahme); Stand Abruf 30.10.2026. ↩

[13] § 649 BGB (Kostenanschlag, wesentliche Überschreitung, Anzeigepflicht) und § 632 Abs. 3 BGB (Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten); Stand Abruf 30.10.2026. ↩