KI-Fahrplan: welche Aufgabe du wann automatisierst
Der KI-Fahrplan zeigt: jedes Unternehmen durchläuft dieselben sechs Etappen – von „gefunden werden“ bis „weiterempfohlen werden“. Wer alles gleichzeitig automatisieren will, verzettelt sich; wer die Reihenfolge kennt, spart sich die Hälfte der Arbeit.
Dieser Fahrplan zeigt für jede Etappe, welcher Schritt sich mit KI abnehmen lässt und welche Anleitung dazu gehört. Drei Themen laufen dabei durch alle Etappen hindurch: die Strategie dahinter, die Technik darunter und die rechtlichen Grenzen drumherum.
Strategie & Entscheidung — gilt in jeder Etappe
Technik & Werkzeuge — gilt in jeder Etappe
Recht & Datenschutz — gilt in jeder Etappe
Etappe 1 — Gefunden werden
Ziel: Menschen, die dein Angebot brauchen, finden dich bei Google, in KI-Antworten und in sozialen Netzwerken.
Etappe 2 — Interessenten gewinnen
Ziel: Aus anonymen Besuchern werden Kontakte, die du wiedererreichen kannst.
Etappe 3 — Anfragen & Termine
Ziel: Jede Anfrage bekommt sofort eine Antwort, jeder Interessent kommt ohne Hin und Her zu einem Termin.
Etappe 4 — Angebot & Abschluss
Ziel: Aus dem Gespräch wird ein Auftrag – mit einem Angebot, das schnell rausgeht, und einem Nachfassen, das nicht vergessen wird.
Etappe 5 — Liefern & Abrechnen
Ziel: Die Leistung geht raus, die Rechnung auch – und die Belege sortieren sich selbst.
Etappe 6 — Feedback & Wiederkauf
Ziel: Zufriedene Kunden hinterlassen eine Bewertung, empfehlen dich weiter und kommen wieder.
Diese drei Themen gelten in jeder Etappe
Anders als die sechs Etappen laufen diese Themen nicht nacheinander ab, sondern begleiten dich durchgehend – von der ersten bis zur letzten Etappe.
Strategie & Entscheidung
Welche Priorität, welches Tool, welcher Workflow – bevor du automatisierst, entscheidest du.
Technik & Werkzeuge
n8n als zentrale Plattform, plus die Tools, die in einzelnen Etappen ergänzend dazukommen.
Recht & Datenschutz
DSGVO-Fragen stellen sich bei jeder Etappe neu – vom Kontaktformular bis zur Rechnungsablage.
Häufig gestellte Fragen zum KI-Fahrplan
In welcher Reihenfolge sollte ich mein Business automatisieren?
Von hinten nach vorn zu automatisieren ist der häufigste Fehler. Sinnvoll ist die Reihenfolge des Geldflusses: erst dafür sorgen, dass Anfragen überhaupt ankommen und beantwortet werden (Etappen 1–3), dann Angebot und Abrechnung (Etappen 4–5), zuletzt Feedback und Wiederkauf (Etappe 6). Eine Automatisierung in Etappe 5 bringt nichts, wenn in Etappe 2 niemand ankommt.
Womit fange ich an, wenn ich noch gar nichts automatisiert habe?
Mit der Etappe, in der dir gerade Arbeit über den Kopf wächst – nicht mit Etappe 1. Wer täglich 20 Anfragen von Hand beantwortet, gewinnt in Etappe 3 sofort Zeit; wer noch keine Anfragen bekommt, hat sein Problem in Etappe 1 oder 2.
Brauche ich für jede Etappe ein eigenes Werkzeug?
Nein. Die meisten Etappen lassen sich mit derselben Automatisierungsplattform abdecken – auf solonaut.ai ist das n8n, weil es kostenlos selbst betrieben werden kann und die Daten im eigenen Zugriff bleiben. Zusätzliche Werkzeuge kommen erst dazu, wenn eine Etappe etwas braucht, das die Plattform nicht kann.
Was kostet es, diese Schritte zu automatisieren?
Der Grundstock ist kostenlos: n8n lässt sich selbst hosten, viele Anbindungen brauchen kein bezahltes Konto. Kosten entstehen erst bei KI-Modellen nach Verbrauch und bei Spezialdiensten. Als Größenordnung für einen kompletten Stack aus KI-Zugang und ein bis zwei Spezialdiensten sind 30–70 € im Monat realistisch.
Was ist der Unterschied zwischen den Etappen und den drei durchgehenden Themen?
Die sechs Etappen passieren nacheinander – jede hat einen Anfang und ein Ende. Strategie, Technik und Recht gelten dagegen in jeder Etappe gleichzeitig: eine Datenschutzfrage stellt sich beim Newsletter genauso wie bei der Terminbuchung.
Muss ich alle sechs Etappen automatisieren?
Nein, und die meisten sollten es auch nicht. Automatisierung lohnt sich dort, wo etwas oft und gleichförmig passiert. Ein Angebot, das jedes Mal anders aussieht, bleibt Handarbeit – die Terminvereinbarung davor nicht.
Was mache ich, wenn eine Etappe bei mir gar nicht vorkommt?
Dann überspringst du sie. Wer digitale Produkte verkauft, hat keine klassische Terminbuchung; wer nur mit Bestandskunden arbeitet, braucht Etappe 1 kaum. Die Kette ist ein Raster zum Einordnen, keine Checkliste zum Abarbeiten.
* Werbung: Provision für mich, keine Mehrkosten für dich.